Políticas de tratamiento de datos personales
Protección Extendida Consultorías Ltda.
OBJETIVO: El objetivo de esta política es establecer las directrices y procedimientos que garantizan la protección, privacidad y confidencialidad de los datos personales que maneja la agencia de corretaje de seguros Protección Extendida Consultorías Ltda. En cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, esta política busca asegurar que la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales se realice respetando los derechos fundamentales de los titulares, promoviendo la transparencia en las operaciones de tratamiento y minimizando los riesgos asociados al manejo inadecuado de la información.
Esta política también tiene como fin fomentar una cultura de protección de datos dentro de la organización, asegurando que todos los empleados y partes interesadas comprendan y apliquen los principios y obligaciones legales asociados al tratamiento de datos personales, en pro de consolidar la confianza de nuestros clientes y aliados estratégicos.
ALCANCE: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Protección Extendida Consultorías Ltda, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
1. OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Protección Extendida Consultorías Ltda.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Protección Extendida Consultorías Ltda, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901796784-1, con domicilio principal en la Cr 43 A # 16 A Sur # 38 Ofc 305 de la ciudad de Medellín, República de Colombia.
Página web: www.pexcol.com
Teléfono celular: 3006178500.
3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
El tratamiento que realizará Protección Extendida Consultorías Ltda con la información personal será el siguiente:
i. Recolección, Almacenamiento y Conservación: La información personal será recolectada por diversos medios y almacenada en bases de datos bajo estrictas medidas de seguridad. Protección Extendida Consultorías Ltda se reserva el derecho de conservar la información por el tiempo que considere necesario para cumplir con las finalidades contractuales, comerciales y legales, protegiendo así sus intereses ante cualquier reclamación o requerimiento.
ii. Uso y Circulación: Los datos personales serán utilizados para cumplir con las obligaciones contractuales y legales de la agencia, así como para fines comerciales y de marketing relacionados con los productos y servicios de seguros que ofrecemos. La agencia podrá utilizar esta información para evaluar riesgos, procesar reclamaciones, realizar análisis de mercado y mejorar la calidad de nuestros servicios. Cualquier uso adicional se notificará al titular, quien podrá oponerse, salvo que dicho uso sea indispensable para la ejecución de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal.
iii. Transmisión y Transferencia: En la medida en que sea necesario para la prestación de nuestros servicios, la información personal podrá ser compartida con terceros, tanto dentro como fuera del país. Esta transferencia se realizará bajo acuerdos que aseguren la protección de los datos, pero Protección Extendida Consultorías Ltda no será responsable por el uso que estos terceros hagan de la información, siempre que se haya actuado de buena fe y en cumplimiento de la ley.
iv. Supresión y Eliminación: La información personal será eliminada de nuestras bases de datos cuando ya no sea necesaria para los fines establecidos, siempre que no exista un deber legal o contractual que requiera su conservación. La agencia podrá conservar ciertos datos de manera indefinida para fines históricos, estadísticos o de archivo, siempre que se asegure la anonimización o se limite su acceso según corresponda.
3.1 Finalidades Específicas:
a) Cumplimiento de Obligaciones Contractuales: Los datos serán utilizados para gestionar contratos de seguros, incluyendo la evaluación de riesgos, la gestión de siniestros, y la ejecución de cualquier otra acción necesaria para el cumplimiento del contrato.
b) Atención al Cliente: La información se usará para responder a solicitudes, quejas o reclamos de los clientes, garantizando así una atención eficiente y oportuna, pero reservándonos el derecho de limitar esta atención en casos de abuso o mala fe.
c) Cumplimiento de Obligaciones Legales: Los datos serán utilizados para realizar los reportes necesarios a las autoridades competentes, en cumplimiento con la normativa vigente, asegurando que la agencia cumpla con sus obligaciones legales sin perjuicio para sus intereses.
d) Actividades Comerciales y de Marketing: Con el consentimiento del titular, se utilizará la información para enviar comunicaciones sobre productos, servicios, promociones o encuestas, siempre con la posibilidad de que el titular revoque su consentimiento sin que ello afecte otros aspectos de su relación con la agencia.
e) Mejoramiento de Servicios: La información podrá ser utilizada para realizar análisis que permitan mejorar la calidad de nuestros servicios, optimizar procesos internos, y desarrollar nuevas ofertas adaptadas a las necesidades del mercado.
3.2 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades, en el marco de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012:
I. Cumplimiento de Obligaciones Contractuales: Los datos sensibles serán utilizados exclusivamente cuando sean indispensables para la ejecución de los contratos de seguros que gestione Protección Extendida Consultorías Ltda. Esto incluye, pero no se limita a, la evaluación de riesgos, la gestión de reclamaciones y la verificación de siniestros. La agencia se reserva el derecho de no procesar solicitudes o contratos cuando el titular se niegue a proporcionar los datos sensibles necesarios para estos fines.
II. Gestión de Servicios Médicos o Clínicos: En los casos en que sea necesario para la correcta gestión de pólizas de salud, vida o accidentes, los datos sensibles relacionados con la salud serán tratados solo por el personal autorizado y en estricta confidencialidad. Estos datos no serán divulgados sin el consentimiento expreso del titular, salvo que una obligación legal lo exija.
III. Protección de los Derechos Vitales: Protección Extendida Consultorías Ltda podrá tratar datos sensibles sin necesidad de consentimiento cuando sea necesario para proteger los derechos vitales del titular o de terceros, especialmente en situaciones de emergencia o riesgo inminente, y en los casos en que el titular esté incapacitado para otorgar su consentimiento.
IV. Cumplimiento de Obligaciones Legales: Los datos sensibles podrán ser tratados para cumplir con obligaciones legales o requerimientos judiciales, administrativos o regulatorios. Protección Extendida Consultorías Ltda se compromete a limitar dicho tratamiento al mínimo necesario para cumplir con dichas obligaciones, protegiendo siempre los derechos de la agencia.
3.3 Condiciones para el Tratamiento de Datos Sensibles:
a) Consentimiento Expreso y Limitado: El tratamiento de datos sensibles se llevará a cabo únicamente con el consentimiento expreso, previo e informado del titular, cuando la ley así lo exija. La agencia se reserva el derecho de condicionar la prestación de sus servicios a la obtención de dicho consentimiento, cuando sea necesario para la ejecución del contrato o el cumplimiento de obligaciones legales.
b) Seguridad y Restricción de Acceso: Se implementarán medidas de seguridad robustas para proteger los datos sensibles contra accesos no autorizados, pérdida o alteración. Solo el personal estrictamente necesario y autorizado por Protección Extendida Consultorías Ltda tendrá acceso a esta información, y su uso se limitará a lo necesario para cumplir con las finalidades establecidas.
c) Uso Proporcional y Necesario: La recolección y tratamiento de datos sensibles se realizará bajo el principio de necesidad, es decir, únicamente se solicitarán y tratarán aquellos datos que sean imprescindibles para los fines específicos de la agencia. Protección Extendida Consultorías Ltda no será responsable por la falta de prestación de servicios si el titular no proporciona los datos requeridos.
d) Derechos del Titular: Los titulares de datos sensibles tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos en cualquier momento, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Ley 1581 de 2012. No obstante, Protección Extendida Consultorías Ltda se reserva el derecho de mantener ciertos datos cuando exista una obligación legal o contractual que así lo requiera, informando de ello al titular de manera oportuna.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
i. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
ii. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
iii. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
iv. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
v. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
vi. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
5. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de Gerencia de Operaciones es la dependencia encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares de la información para hacer efectivos sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012. Esta área será la responsable de recibir, procesar y responder a peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Canales de Atención:
Para garantizar la accesibilidad y transparencia en el proceso de atención, Protección Extendida Consultorías Ltda ha dispuesto los siguientes canales para la recepción de peticiones, consultas y reclamos:
1. Correo Electrónico: Los titulares podrán enviar sus solicitudes a través del correo electrónico admin@pexcol.com. Este canal es el preferido por la organización para garantizar una gestión ágil y eficiente de las solicitudes.
2. Línea Telefónica: Se ha habilitado una línea de atención al cliente donde los titulares pueden presentar sus peticiones, consultas o reclamos. Esta línea está disponible durante el horario laboral de la agencia, y el número es +57 3006178500.
3. Oficinas Físicas: Los titulares también pueden presentar sus solicitudes en la dirección Cr 43 A # 16 A Sur # 38 Ofc 305 de la ciudad de Medellín, en horario de atención al público.
4. Carta Física: Los titulares pueden enviar sus solicitudes por correo postal a la dirección Cr 43 A # 16 A Sur # 38 Ofc 305 dirigida a la Gerencia de Operaciones de Protección Extendida Consultorías Ltda.
Términos de Respuesta:
- Peticiones y Consultas: La Gerencia de Operaciones responderá a las peticiones y consultas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción. En casos excepcionales que requieran más tiempo para la resolución, se informará al titular del motivo de la prórroga y la nueva fecha de respuesta, la cual no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales.
- Reclamos: Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Si la solicitud no contiene la información completa, se requerirá al titular que subsane la deficiencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. En caso de no recibir la información requerida, se entenderá que el reclamo ha sido desistido. Si la atención del reclamo requiere un tiempo adicional, se informará al titular y se indicará la nueva fecha de respuesta, la cual no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales.
Requisitos y Procedimiento:
Para facilitar la gestión, se solicita a los titulares que presenten sus peticiones, consultas o reclamos de manera clara y completa, proporcionando la siguiente información:
+ Nombre completo y datos de contacto del titular.
+ Descripción precisa de la solicitud.
+ Documentos o información adicional que soporte la solicitud, si aplica.
El no cumplimiento de estos requisitos puede ocasionar retrasos en la atención de la solicitud. No obstante, la Gerencia de Operaciones se compromete a hacer un esfuerzo razonable para resolver todas las solicitudes presentadas, incluso cuando no hayan sido dirigidas correctamente al área indicada.
Exoneración de Responsabilidad:
Protección Extendida Consultorías Ltda atenderá todas las solicitudes presentadas por los canales establecidos. Sin embargo, si el titular no utiliza uno de los canales indicados o no se dirige a la Gerencia de Operaciones, la agencia no será responsable por posibles retrasos en la atención de su solicitud, aunque se hará todo lo posible por tramitarla de manera eficiente una vez sea identificada. La agencia tampoco será responsable por errores o retrasos que resulten de la presentación incompleta o incorrecta de la información por parte del titular.
6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Protección Extendida Consultorías Ltda presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
· Nombre completo y apellidos
· Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
· Medios para recibir respuesta a su solicitud,
· Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
· Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Protección Extendida Consultorías Ltda informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio - Delegatura para la Protección de Datos Personales.
7. VIGENCIA:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 05 de febrero de 2024.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. La agencia se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, sin previo aviso, para adaptarla a cambios normativos, operacionales o tecnológicos, garantizando siempre el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.
Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base, son los siguientes:
· Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información.
· Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
· Los datos personales generales proporcionados se conservarán durante un plazo de 5 años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.
· Los datos personales sensibles proporcionados se conservarán durante un plazo de 2 años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.
Transcurrido este plazo, y siempre que no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos mediante procesos seguros que garanticen su confidencialidad. En el caso de que los titulares no confirmen su interés o relación con la agencia en el plazo establecido, Protección Extendida Consultorías Ltda se reserva el derecho de suprimir o anonimizar la información, limitando así cualquier responsabilidad futura por el tratamiento de dichos datos.